Selecteer een alinea
Bedrijfsvoering en Overhead
Bedrijfsvoering
In programma 0 Bestuur en ondersteuning komen de doelen, activiteiten en mijlpalen aan de orde wat betreft bestuur, organisatie en dienstverlening. De paragraaf bedrijfsvoering geeft aanvullende informatie of gaat in op zaken die niet in programma 0 aan de orde komen.
In verband met de wijzigingen van het BBV per 1 januari 2017 is de opzet van deze paragraaf gewijzigd. Om de raad op een eenvoudige wijze meer inzicht geven in de totale kosten van de overhead en ook meer zeggenschap over die kosten te geven is aanvullende informatie in deze paragraaf opgenomen. Onder overhead wordt verstaan alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.
Organisatieontwikkeling en samenwerking Heemstede
Er is samen met Heemstede een gezamenlijke visie tot stand gekomen (vervat in een praatplaat, zie hieronder) op de ontwikkeling van beide organisaties. Kern van de visie is dat het huidige tijdsgewricht vraagt om een andere houding en gedrag van medewerkers en een andere manier van organiseren. We willen naar buiten gerichte, responsieve organisaties zijn die samen met inwoners en andere partners antwoorden proberen te vinden op maatschappelijke vraagstukken. Daarnaast willen wij een excellente dienstverlening kunnen blijven garanderen. De samenwerking Bloemendaal - Heemstede is daarbij een middel om te groeien naar moderne organisaties die wendbaar kunnen inspelen op alle veranderingen.
In deze samenwerking zijn de voorgenomen vervlechtingen van de teams P&O, Communicatie, Financiën, Informatisering en Facilitaire Zaken in 2017 daadwerkelijk gerealiseerd. Bij P&O, Communicatie en Informatisering is sprake van een 1-hoofdige leiding. Dat geldt binnen Financiën voor het onderdeel financiële administratie. De medewerkers van de vervlochten teams zijn en blijven in dienst van de eigen gemeente. Door middel van een samenwerkingsovereenkomst zijn de vervlochten medewerkers bevoegd werkzaamheden te doen voor de andere gemeente en kunnen de andere gemeente ook vertegenwoordigen.
Inclusief de reeds bestaande Gemeenschappelijke Regelingen voor IASZ (sociale zaken ) GRIT (ICT) en GBKZ (belastingdienst), betekent dit concreet dat in totaal een derde van onze medewerkers voor beide gemeenten werken. Ook andere teams maken waar nodig (incidenteel) van elkaar gebruik.
De MT's van beide gemeenten overleggen frequent (MTKzoom) en nemen met elkaar besluiten over de bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling. Ook de Ondernemingsraden opereren gezamenlijk, net als de commissies voor het Georganiseerd Overleg (vakbonden).
Regionale Samenwerking (w.o. inkoop)
De mogelijkheden voor regionale samenwerking worden reeds volop benut. Voor het uitvoeren van de decentralisatie op het Sociale Domein zijn we aangesloten bij omliggende gemeenten. Wat betreft samenwerking op het gebied van onder meer ICT en bedrijfsvoering wordt samengewerkt met de gemeente Heemstede. Er wordt een inkoopjaarplan opgesteld en uitgevoerd. De mogelijkheden voor ambtelijke samenwerking met Heemstede worden verder onderzocht en geïntensiveerd. Meer informatie staat in de paragraaf Verbonden Partijen.
Personeel en HRM-beleid
In het najaar van 2017 is het strategisch HRM beleid 2017-2020 vastgesteld. Dit beleid, dat samen met Heemstede is opgesteld, ondersteunt het toekomstproof houden van de organisatie om zo goed mogelijk de gemeentelijke taken te kunnen blijven uitvoeren. Een steeds veranderende context, digitalisering, nieuwe taken en een sterke positie in de regio bepalen de richting van onze organisatieontwikkeling. Het streven is een moderne, duurzame en flexibele organisatie met medewerkers die mee kunnen met deze veranderingen. Het vraagt een andere houding en gedrag van medewerkers.
Om deze veranderingen te ondersteunen wordt vanuit het strategisch HRM-beleid ingezet op een viertal speerpunten:
Organisatie: flexibel organiseren en een aantrekkelijk werkgever.
Personeel ‘houding en gedrag’ en ‘duurzame inzetbaarheid’.
Welke concrete invulling is aan deze speerpunten gegeven?
► Per 1 oktober is samen met Heemstede de regeling Generatiepact ingevoerd. 25 medewerkers van Bloemendaal en Heemstede nemen op dit moment aan de regeling deel, waarvan de helft bij de buitendienst. De ‘oogst’ van herbezetting met jongeren zal in 2018 zichtbaar worden (duurzame inzetbaarheid/aantrekkelijk werkgever).
► Aan de interne leergang ‘Open je Blik’ hebben ongeveer 140 medewerkers van Bloemendaal en Heemstede deelgenomen. Daarmee is een substantiële olievlekwerking gerealiseerd waar het gaat om de gewenste mindset hoe wij met inwoners (en hun initiatieven) willen omgaan. Zie verder bij het onderwerp participatie (houding en gedrag/duurzame inzetbaarheid).
► Projectmatig denken & doen is een belangrijk ondersteunend middel om integraal en participatief te werken. In dit leertraject, gezamenlijk met Heemstede, profiteren beide organisaties van elkaars kennis en kunde. Er is een gezamenlijk format ontwikkeld met een daaraan gekoppelde toolbox. Ook zijn een 40-tal medewerkers door eigen collega's opgeleid (flexibel organiseren/duurzame inzetbaarheid).
► Er zijn 2 blokken georganiseerd vanuit Kzoom College (Bloemendaal en Heemstede). Het enthousiasme was groot en het aantal deelnemers hoog. Kzoom College is een eigen ‘school’ gericht op persoonlijke ontwikkeling waarin allerlei workshops worden georganiseerd, verzorgd voor en door eigen medewerkers, soms aangevuld met professionals van buiten. Het is de bedoeling jaarlijks 4 blokken te organiseren (duurzame inzetbaarheid/houding en gedrag).
► Vanaf begin 2017 is de wervingssite ‘werkenbijbloemendaal.nl’ in de lucht. Deze site is ondersteunend om ons een duidelijk profiel te geven op de arbeidsmarkt en daarmee onze aantrekkingskracht te vergroten (aantrekkelijk werkgever).
► Het traditionele functioneringsgesprek is vervangen door een toolkit. Deze toolkit bevat verschillende gespreksvormen waarmee leidinggevenden en medewerkers gefaciliteerd worden om een goed gesprek op maat te hebben met elkaar, met als rode draad bij alle vormen de prestaties die men levert/van elkaar verwacht (duurzame inzetbaarheid/houding en gedrag/aantrekkelijk werkgever).
► In november is gestart met de invoering bij Bloemendaal en Heemstede van het gemeentelijk functie-indelingssysteem HR21. In het voorjaar 2018 zal dit traject naar verwachting zijn afgerond. (flexibel organiseren)
► Per 1 januari 2017 is het Individueel Keuze Budget (IKB) ingevoerd. Medewerkers hebben daarmee naast hun salaris de beschikking over een vrij besteedbaar budget, opgebouwd vanuit verschillende arbeidsvoorwaarden (aantrekkelijke werkgever).
Integriteitsbeleid
In 2017 is nieuw ambtelijk integriteitsbeleid vastgesteld door B&W.
Hierin zijn niet alleen doelstelling en instrumenten benoemd, maar ook de rollen en verantwoordelijkheden vastgelegd. Het beleid is gebaseerd op de modelregeling die de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft opgesteld. Hiermee is tevens voldaan aan de aanbeveling van de rekenkamercommissie om een samenhangend beleidsstuk vast te stellen waarin de visie en ambities van de organisatie op het gebied van integriteit zijn vastgelegd.
Als onderdeel van dit beleid is een integriteitscoördinator benoemd.
Deze functionaris coördineert, implementeert en bewaakt het integriteitsbeleid. Het vastgestelde beleid draagt bij aan de borging van het onderwerp integriteit binnen de gemeente Bloemendaal. In 2017 is één integriteitsklacht ingediend die als zodanig is afgehandeld.
Iedereen die bij de gemeente werkt legt de eed of belofte af.
Dat geldt niet alleen voor personeel dat de gemeente zelf in dienst heeft, maar ook voor alle tijdelijke inhuur, stagiairs etc. In 2017 hebben 30 personen de eed of belofte afgelegd. Personeel dat bij de gemeente in dienst treedt moet daarnaast ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.
Externe inhuur
In 2017 is een evaluatieonderzoek externe inhuur door de rekenkampercommissie uitgevoerd. Hieruit kwam naar voren dat enerzijds de transparantie wat rapportage over inhuur aan de raad is versterkt, maar dat anderzijds de interne aansturing van externen verbeterd kan worden. Gezien de beperkte omvang van de organisatie is een flexibele schil van circa 10% noodzakelijk om voldoende wendbaar te zijn, knelpunten te kunnen oplossen en toch lokale kennis te kunnen borgen. Het doel van de flexibele schil is om specifieke kennis te kunnen inzetten, piek- en dalbelasting op te vangen, bestuurlijke prioriteiten te faciliteren en kennisoverdracht bij verloop te borgen.
HRM kerngegevens | 2017 |
Formatie (fte’s) | 157,41 |
Salariskosten (miljoen) | 11,2 |
Aantal medewerkers | 180 |
Ziekteverzuimpercentage | 3,78 |
Leeftijdsverdeling | |
| 3 |
| 17 |
| 34 |
| 63 |
| 43 |
| 20 |
Verdeling man-vrouw | 53%-47% |
Gemiddelde leeftijd | 48,5 |
Gemiddelde duur dienstverband | 13,1 |
Aantal garantiebanen (+ norm) |
Gemeenschappelijke Regeling IT (GRIT)
Per 1 januari 2016 is de lichte GRIT (samenwerking met gemeente Heemstede) van start gegaan. In de eerste fase van de samenwerking lag de focus op het aanschaffen en inrichten van een gezamenlijke ICT Infrastructuur en het opzetten van een gezamenlijk bureau automatisering waarbij de gemeente Heemstede als centrumgemeente fungeert.
In 2017 is het project om de nieuwe infrastructuur in gebruik te nemen grotendeels afgerond. Daarmee zijn de twee oude ICT omgevingen van Bloemendaal en Heemstede uitgefaseerd en is er één gezamenlijk ICT platform voor twee gemeenten. Hierdoor wordt de beheerlast in 2018 flink verlaagd.
In 2017 zijn nieuwe mobiele telefoons aangekocht en in gebruik genomen. Besloten is om geen gebruik te maken van Mobile Device Management. Tevens zijn de telefooncentrales van Heemstede en Bloemendaal samengevoegd.
In het kader van maatregelen op het gebied van informatieveiligheid is veilig e-mailen geïmplementeerd.
De organisatie wilde aanvankelijk graag mobieler werken en is in 2017 het project Bring Your Own Device gestart. Dit project is later gestopt, omdat niet duidelijk was wat de risico’s zijn m.b.t. gegevensbeveiliging en beheerlasten. In 2018 wordt dit opnieuw opgepakt waarbij mobiel werken het uitgangspunt blijft. In afwachting van nadere besluitvorming hierover, zijn de thin clients in 2017 nog niet vervangen.
De eigen personele capaciteit binnen het team GRIT is verminderd door het vertrek van een aantal medewerkers. In 2017 is door het bureau Gateway een review uitgevoerd over onze ICT organisatie, waarbij een onderzoek naar outsourcing van de ICT één van de aanbevelingen was. In afwachting van de resultaten van dit onderzoek is besloten geen nieuw vast personeel te werven. Om de continuïteit van de bedrijfsvoering en de dienstverlening te waarborgen is deze inzet vervangen door tijdelijke externe capaciteit. Deze externe capaciteit blijft ook in 2018 nog nodig. Begin 2018 wordt een nieuwe aanbestedingsprocedure gestart, met als doel stapsgewijs het volledige ICT beheer te outsourcen.
Kosten GRIT
Begroting 2017 | Werkelijk 2017 | |
Kosten GRIT | 2.240.000 | 2.210.000 |
Bijdragen van Bloemendaal en andere afnemers | 1.061.000 | 1.050.000 |
Kosten GRIT voor Heemstede | 1.180.000 | 1.160.000 |
De bijdrage van Bloemendaal wordt bepaald op basis van de inwoneraantallen. Voor de verdeling van de kosten van 2017 wordt uitgegaan van de inwoneraantallen op 1-1-2016. Dit komt neer op een aandeel van Bloemendaal van (afgerond) 46% en Heemstede (afgerond) 54%. Bij de berekening van de bijdrage van Bloemendaal worden eerst alle bijdragen van derden van de totale kosten afgetrokken. Dit zijn bijvoorbeeld de bijdrage in de automatiseringskosten van Stichting Rijk en de IASZ.
Bij de resultaatbestemming 2016 hebben Heemstede en Bloemendaal het restant budget van GRIT bestemd voor extra inhuur van personeel in 2017: Heemstede € 106.000 en Bloemendaal € 88.000. Deze bedragen zijn geheel ingezet. Op salarissen van eigen personeel is een onderschrijding te zien. Dit alles heeft erin geresulteerd dat de GRIT in 2017 vrijwel op het begrote bedrag is uitgekomen.
Informatisering
Door de aanstelling in 2017 van een technisch projectleider is de implementatiekracht verhoogd. Dit heeft positief bijgedragen aan de succesvolle implementaties van burgerzaken portal, het nieuwe financiële systeem en een parkeervergunningen applicatie.
Voor de implementatie en sturing op de ontwikkeling van het zaakgericht werken (Mozard) is een tijdelijke projectmanager aangetrokken. De Mozard omgevingen voor Bloemendaal en Heemstede zijn geharmoniseerd. Hierdoor is Mozard beter beheersbaar, kunnen Heemstede en Bloemendaal beter samenwerken en zal de implementatie van nieuwe zaakprocessen vlotter verlopen. Er is hierbij een duidelijke focus aangebracht op de dienstverleningsprocessen. Voor de overige processen zoals voor beleid en bestuurlijke besluitvorming wordt in 2018 nog nader onderzoek gedaan naar de beste oplossing om ook deze processen zaakgericht in te richten. Het zaaksysteem Mozard blijft een bewerkelijk systeem dat veel beheer en ondersteuning vergt.
De Generieke Digitale Infrastructuur is landelijk nog niet volledig uitgerold. Daar waar van toepassing sluiten we aan op de landelijke voorzieningen.
De Wet Openbare Overheid laat nog op zich wachten. Hiervoor zijn in 2017 dan ook geen kosten gemaakt. De implementatie van de Business Intelligence tool heeft nog niet plaatsgevonden. Door onderbezetting in het GEO team was in 2017 minder capaciteit beschikbaar. Deze bezetting is begin 2018 weer op peil. Voor Business Intelligence zal eerst gekeken worden welke informatiebehoefte er is, en welke uit bestaande systemen beschikbaar kan worden gemaakt. De hiervoor beschikbaar gestelde budgetten zijn daarom doorgeschoven naar 2018.
Informatiebeveiliging
De eisen aan informatiebeveiliging worden steeds hoger. Op 25 mei 2018 gaat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in. In 2017 is een aantal rollen rond gegevensbescherming ingevuld. Naast een Chief Information Security Officer (CISO) zijn er een Privacy Officer en een Functionaris Gegegevensbescherming aangesteld. Daarnaast zijn bewustwordingsacties ingezet, zoals een e-learning tool voor alle medewerkers. Dit proces loopt verder door in 2018.
Verantwoording over de Informatieveiligheid 2017 - ENSIA
Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) is een project van de ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, van Infrastructuur en Waterstaat en van Sociale Zaken en Werkgelegenheid samen met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.
Het doel van ENSIA is om met één jaarlijkse zelfevaluatie en één controle door een externe auditor verantwoording af te leggen over de Informatieveiligheid. Zowel horizontaal, naar de gemeenteraad, als verticaal naar de diverse ministeries en andere partijen. De ENSIA zelfevaluatie toetst de normen en maatregelen van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). In de BIG zijn alle normen vanuit de verschillende wetten (zoals onder andere BRP, BAG, AVG, Suwinet) vertaald naar beleid, procedures en maatregelen. Bij het voldoen aan al deze normen en maatregelen, is de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van onze informatie voldoende geborgd.
Eind 2017, begin 2018 zijn een risico analyse, een GAP-analyse en een prioriteitenstelling uitgevoerd. Daarnaast is de zelfevaluatie van de ENSIA uitgevoerd. Hieruit blijkt dat van de ruim 300 maatregelen van de BIG, er nog 154 moeten worden geïmplementeerd. Voor 2018 is het voornemen om 78 maatregelen uit te voeren, deze zijn gekozen op basis van de eerder genoemde risico analyse. Naar verwachting zullen de resterende 76 maatregelen in 2019 doorgevoerd worden. De maatregelen beslaan de onderstaande gebieden, in de grafiek is te zien welk percentage aan maatregelen al geïmplementeerd is per gebied.
Ombuigingen
Sinds 2011 zijn er ombuigingsvoorstellen gedaan en ingevoerd. Er is voor ca. € 3,5 miljoen omgebogen waarvan het grootste deel is bespaard op de ambtelijke organisatie. Na de besluitvorming over de begroting 2016 resteerde er nog een in te vullen taakstelling van € 273.037. Het is gelukt de voor de Meerjarenbegroting 2017-2020 nog in te vullen taakstelling terug te brengen tot een bedrag van ongeveer € 106.000.
Bedrijfsvoering en Overhead
Overhead
In de programma’s worden alleen de kosten opgenomen die betrekking hebben op het primaire proces. Om de raad op een eenvoudige wijze meer inzicht te geven in de totale kosten van de overhead voor de gehele organisatie en ook meer zeggenschap over die kosten te geven is een aparte paragraaf overhead in het programmaplan opgenomen.
Onder overhead wordt verstaan alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.
Door gebruikmaking van deze definitie kan een eenduidig inzicht worden gegeven in de kosten die direct zijn toe te rekenen aan de taakvelden. Grofweg kunnen de kosten van overhead worden verdeeld in ondersteunende afdelingen c.q. teams en ondersteunende personen op de taakvelden.
Alle kosten voor overhead zijn apart centraal begroot op het taakveld 0.4 en worden niet doorbelast aan de taakvelden waar de directe kosten op staan.
De overhead van de gemeente Bloemendaal bestaat uit:
- leidinggevenden primair proces;
- financiën en controle;
- personeel en organisatie;
- inkoop;
- communicatie;
- juridische zaken;
- bestuurszaken en bestuursondersteuning;
- informatiebeheer, -voorziening en automatisering;
- facilitaire zaken en huisvesting.
De huisvesting heeft betrekking op ruimten voor de uitvoering van de algemene taken van de eigen gemeentelijke organisatie.
De bijdragen van de verbonden partijen (o.a. IASZ en GBKZ) worden verantwoord op het taakveld/de taakvelden waarvoor werkzaamheden worden verricht. Dat sluit aan bij het gewijzigde BBV waarbij de beleidsdoelstellingen van verbonden partijen bij de programma’s moeten worden opgenomen.
Het centraal opnemen van de kosten van overhead betekent dat het niet langer mogelijk is om uit de taakvelden alle tarieven te bepalen. De wijziging van de begrotingsvoorschriften heeft echter geen wijziging tot gevolg van de fiscale voorschriften. In de paragraaf lokale heffingen zijn uit oogpunt van transparantie verplichte berekeningsmodellen opgenomen waaruit blijkt hoe de tarieven zijn berekend en welke beleidskeuzes bij die berekening zijn gemaakt.
De berekening van de tarieven geschiedt extracomptabel waarbij de overhead op consistente wijze is toegerekend. Gekozen is voor een toerekening op basis van de personeelslasten welke aansluit met het door het CBS gehanteerde techniek. De kosten van overhead zijn in de vorm van een opslag meegenomen in de tarieven van bij derden in rekening te brengen kosten zoals rioolheffing, afvalstoffenheffing en begrafenisrechten. Voor een nadere toelichting en uiteenzetting wordt verwezen naar de paragraaf lokale heffingen.
Voor de beleidsmatige ontwikkelingen op het terrein van bedrijfsvoering (human resource management, GRIT, informatisering en inkoop) wordt verwezen naar de paragraaf bedrijfsvoering.
OMSCHRIJVING OVERHEAD | |||
LEIDINGGEVENDEN PRIMAIR PROCES | Begroting 2017 | Begroting na wijziging | Rekening 2017 |
Lasten | -224.522 | -249.097 | -249.308 |
Baten | |||
Saldo | -224.522 | -249.097 | -249.308 |
FINANCIEN, TOEZICHT EN CONTROL | Begroting 2017 | Begroting na wijziging | Rekening 2017 |
Lasten | -674.883 | -699.883 | -683.608 |
Baten | |||
Saldo | -674.883 | -699.883 | -683.608 |
P&O , HRM | Begroting 2017 | Begroting na wijziging | Rekening 2017 |
Lasten | -1.360.803 | -1.454.439 | -1.841.771 |
Baten | |||
Saldo | -1.360.803 | -1.454.439 | -1.841.771 |
INKOOPFUNCTIE | Begroting 2017 | Begroting na wijziging | Rekening 2017 |
Lasten | -135.311 | -135.311 | -131.483 |
Baten | |||
Saldo | -135.311 | -135.311 | -131.483 |
COMMUNICATIE | Begroting 2017 | Begroting na wijziging | Rekening 2017 |
Lasten | -307.691 | -313.891 | -354.461 |
Baten | |||
Saldo | -307.691 | -313.891 | -354.461 |
JURIDISCHE ZAKEN | Begroting 2017 | Begroting na wijziging | Rekening 2017 |
Lasten | -170.211 | -221.414 | -273.311 |
Baten | 0 | 0 | 390 |
Saldo | -170.211 | -221.414 | -273.701 |
BESTUURSZAKEN EN -ONDERSTEUNING | Begroting 2017 | Begroting na wijziging | Rekening 2017 |
Lasten | -633.710 | -633.710 | -634.467 |
Baten | |||
Saldo | -633.710 | -633.710 | -634.467 |
INFORMATIEBEHEER (DIV) | Begroting 2017 | Begroting na wijziging | Rekening 2017 |
Lasten | -241.576 | -338.883 | -344.259 |
Baten | |||
Saldo | -241.576 | -338.883 | -344.259 |
FACILITAIRE ZAKEN | Begroting 2017 | Begroting na wijziging | Rekening 2017 |
Lasten | -629.025 | -619.025 | -628.825 |
Baten | 6.038 | 6.038 | 0 |
Saldo | -635.063 | -625.063 | -628.825 |
INFORMATIEVOORZ. & AUTOMATISERING | Begroting 2017 | Begroting na wijziging | Rekening 2017 |
Lasten | -2.245.203 | -2.690.061 | -2.417.367 |
Baten | 821.935 | 821.935 | 732.369 |
Saldo | -1.423.268 | -1.868.126 | -1.684.999 |
HUISVESTINGSKOSTEN | Begroting 2017 | Begroting na wijziging | Rekening 2017 |
Lasten | -732.424 | -937.555 | -877.868 |
Baten | 38.876 | 38.876 | 35.281 |
Saldo | -693.548 | -898.679 | -842.587 |
UITBESTEDINGSKOSTEN BEDRIJFSVOERING | Begroting 2017 | Begroting na wijziging | Rekening 2017 |
Lasten | -179.381 | -250.150 | -235.934 |
Baten | |||
Saldo | -179.381 | -250.150 | -235.934 |
OVERHEAD LASTEN | -7.534.740 | -8.543.419 | -8.672.662 |
OVERHEAD BATEN | 866.849 | 866.849 | 768.040 |
OVERHEAD TOTAAL | -6.667.891 | -7.676.570 | -7.904.622 |